DOOPSHOP 2022 KAPITOLA I.

“Dnešný deň má potenciál zmeniť celý tvoj život. Toto som raz čital v jednej knihe. Táto veta ma udržiavala nad vodou v čase, keď som si myslel, že takýto deň prísť už ani nemôže”

 

 

Prvý kvartál 2022 ( Vytriezvenie, doslova ) – rok začal ako obvykle, medziročne sme rástli, optimisticky sme si mysleli, že je situácia dobrá a plány, ktoré máme je možné naplniť. Vytriezvenie prišlo pri uzatváraní tohto kvartálu, kde naša firma vykázala stratu 20 000€. Z vlastných – nevlastných zdrojov sme do firmy vložili peniaze. Nevlastných preto, lebo boli požičané, vlastné preto – lebo raz ich predsa musíme vrátiť. Pri vkladaní týchto peňazí do firmy sa mi začala v hlave tvoriť myšlienka. Ak sme za posledné roky neboli schopní zarobiť nič navyše, máme poddimenzovaný tím ľudí ( málo ľudí na veľa práce ) naše podnikanie nemá zmysel a žiadnu budúcnosť. Kvôli vojne, ktorá začala vo februári sa moje obavy umocňovali a začal som sa strácať vo všetkých tých číslach, procesoch a failoch. Ale, nádej vo mne bola stále, preto lebo stačí jeden deň, jedna zmena, jedno správne rozhodnutie a môžem všetko zmeniť. 

Druhý kvartál 2022 ( Analýza ) – Keďže som vedel, že v aktuálnom nastavení bude náš ďalší kvartál posledným ( predaje v tomto kvartály sú podstatne menšie ako v prvom ) rovnako tak sa blížil veľmi obávaný tretí kvartál ( leto ), ktoré je počas roku najslabším obdobím, povedal som si, že tentokrát, skúsim financie riešiť ja a budem ich riešiť obsiahlejšie. Začal som tým, že som si urobil analýzu našich nákladov.

Analyzoval som – naše náklady z pohľadu mesiaca | kvartálu | roka. Vďaka tejto analýze som si uvedomil, že aj položky, ktoré sú od prvého pohľadu zanedbateľné pre svoju malú výšku, v pohľade na kvartál, prípadne na rok môžu tvoriť časť mzdy zamestnanca / nájmu / jednoducho vecí, bez ktorých firma existovať nemôže. A tak, sa začalo šetrenie. 

Šetril som – zoškrtať všetky náklady možné nieje, aj keď by to bolo vykúpenie, preto som sa snažil ušetriť každé euro. Nikdy sa nesiahlo na mzdy zamestnancov, to bola vec, ktorej som sa chcel vždy vyhnúť a netrestať ich za neschopnosť a zlé rozhodnutia, ktoré nás dostali do tejto situácie. Popri šetrení a rozpisovaní jednotlivých nákladov som si uvedomil, že najväčšou chybou je, že nemáme prehľadný systém, v ktorom vidíme všetky aktuálne, prípadne plánované náklady. Nieje možné aby pri našej veľkosti sme zisťovali, čo a koľko vlastne platíme a zároveň aké % tvorí daný náklad na celkovom fungovaní. Začal som tvoriť tabuľku.

Tabuľka – po uvedomení si, že takto slepí byť nemôžeme som začal pracovať na prehľadnej tabuľke nákladov. Počas jej vývoja som sa začal zamýšlať nad tým ako vďaka tejto tabuľke získať prehľad finančných výsledkov, už počas prebiehajúceho mesiaca. Náš predchádzajúci systém fungoval chaoticky. Vedeli sme si vypočítať ako dopadol konkrétny mesiac. Ale nevedeli sme, ako počas daného mesiaca sa vývíja naša finančná situácia a čo je horšie výsledok z tohto výpočtu sme videli takmer až o mesiac neskôr. Teda ak ste v januári skončili finančne zle, dozvedeli ste sa to v druhej polovici februára. Z odstupom času si hovorím, aký veľký nonsens to bol. Keď sa začala tabuľka hýbať správnym smerom a našiel som vcelku ľahký a efektívny spôsob ako vyreportovať aktuálnu situáciu v danom mesiaci a zároveň počítať predikciu pre daný mesiac, viac a viac som videl prečo naša firma nevykazuje zisk a prečo aj napriek rastu sa rútime do väčšej a väčšej straty.

Návratnosť – po analýze, nastavení tabuľky a zobrazení predikcie som zistil, že naša návratnosť je pre úspešnú firmu príliš nízka. Firemnou stratégiou na rok 2022 bola Zdravá firma ( firma zdravá procesmi, rastom a finančne ) až od tohto momentu, uvedomenia si, nastal vo mne pocit, že to, čo som nastavil, začínam konečne realizovať. Keďže po prvý krát vidím pred sebou jasne definovaný cieľ v číslach. Moja rada pre každého v podnikaní je, vždy všetko prepočítavať do čísel a nikdy sa neriadiť pocitmi. Môže to fungovať, ale pre efektívne riadenie sú pocity nezmysel, iba presné a konkrétne čísla Vám povedia, čo sa s Vašou firmou v skutočnosti deje. Tak som teda s jasnými číslam pred sebou začal premýšľať, čo urobiť preto aby sme z mesiaca na mesiac splnili cieľ ( kedže príliš veľa času sme na zmenu nemali ) Začal som zmenou stratégie v reklamách.

Reklamy – Zas a znova analýza jednotlivých predajných kanálov ( v našom prípade facebook a google ads ) Najväčšiu návratnosť sme dosahovali z Google Ads, vedel som, že facebook môže byť mocný nástroj, ktorý nám vie pomôcť rásť a predávať viac, avšak strategicky, z pohľadu na financie a nastavený plán som všetku moju pozornosť venoval Google Ads a Facebook vypol. V Google Ads som si uvedomil, že inzerciou celej ponuky oslovujeme síce veľké publikum, ale dosiahnutá návratnosť je pre nás nedostatočná. Preto som vytvoril segmentáciu podľa dosiahnutej návratnosti na úrovni jedného produktu. Teda som vytvoril produktové sety, do ktorých vstupovalo kritérium, akú návratnosť dosiahli za isté časové obdobie. Pre každý účet mi vznikli  3 nové kampane s 3 hladinami návratností. Plus som všade pridal kampaň, ktorá obsahovala Top predávané produkty za posledných 14 dní bez ohľadu na návratnosť. Pôvodné kampane, ktoré dosahovali nízke návratnosti som vypol a začal dúfať, že to, čo som urobil, nepoloží celé naše účty na kolená a rovnako aj celý náš predaj. Bola to čiastočne lotéria, ale mal som v nej šťastie. Návratnosť začala rásť. Aby som to celé ešte viac podporil, pôvodné kampane s celkom dobrou výkonnosťou som raz za 7 až 10 dní upravoval a zvyšoval im cieľovú návratnosť, aby sme sa dostali do bodu, kedy bude návratnosť dostatočná. Popri dianí všetkých týchto zmien som si všimol, že dvíhať návratnosť je síce dôležité, ale je tu ešte jedna dôležitá vec.

Vata na jednu objednávku – Keď v krajine, do ktorej predávate máte veľa storien, prípadne vratiek,  návratnosť je síce pekný ukazovateľ, ale ak ho vyhodnocujete denne za predchádzajúci deň, vidíte len hrubé čísla, ktoré sa podstatne znížia v čase, keď Vám zákazník objednávku zruší, prípadne neprevezme. A tak som sa zamyslel, že ak zistím koľko nám tvorí táto strata v eurách, budem schopný prepočítať stratu na jednu objednávku a tak v denných výsledok už vopred predikovať, koľko z daného predaja bude tvoriť “odpad” ( Stratené objednávky kvôli vratkám, stornám atď ). Na začiatku bolo riešenie jednoduché, nesofistikované. Vzala sa tržba, počet objednávok, odpad a urobil sa výpočet. Problém tohto výpočtu však bol, že každá krajina tvorila percentuálne iný odpad a preto nebolo správne počítať na každú objednávku z každej krajiny rovnakú hodnotu. A tu sa dostávame do záchranných reportov.

Záchranné reporty (Saving Reports) – Chcel som mať presnú evidenciu, koľko, čoho v danej krajine zrušíme, koľko toho stratíme a kde. Vytvoril som tabuľky, chcieť po ľudoch evidenciu týchto nezachránených objednávok by bolo príliš jednoduché. Chcel som aby sme detailne vedeli vypočítať vatu na jendu objednávku na úrovni krajiny, ale zároveň som chcel aby sa odpad, vďaka práci s ním redukoval a tak prišla na radu VZM – Variabilná zložka mzdy. 

Variabilná zložka mzdy – Mojím presvedčením je, že by pre ľudí nemali byť hlavným motivátorom v práci financie, dokonca to pri nábore nových ľudí do firmy, každému osobitne hovorím ( a niekedy aj viac krát počas pracovného pomeru pripomínam ) Ale na druhej strane chápem, že v dobe, v akej žijeme sú financie neoddeliteľnou súčasťou nášho života. Preto pri zamýšlaní sa nad VZM sa vo mne priečili 2 pocity, ten prvý – aby to nespadlo do toho, že ako motiváciu postavím finančnú odmenu a druhý, že za vykonanú prácu a zachránené objednávky ich chcem odmeniť. Nakoniec tieto dva dôvody, ktoré sa vo mne priečili, boli pre mňa skvelou obhajobou toho, čo robím. Vysvetlil som každému, prečo je dôležité tieto objednávky zachrániť, teda som poukázal nato akú stratu firme tvoria a že pre náš ďalší rast je nevyhnutné začať s nimi pracovať ( aby nebola motívacia iba financie, ale aby vedeli, že ich práca je veľmi dôležitá pre ďalšie fungovanie firmy a ak chcú aby prosperovala, musia sa k tomu postaviť zodpovedne ), ale zároveň, keďže je to náročné a je preto potrebné vývíjať viac aktivít, chcem aby za svoj úspech boli aj odmenení a to vo firme finančného bonusu. Myslím, že, ak sú ľudia lojálni voči svojej firme ( to je pre mňa veľmi dôležité ) robili by to aj bez nároku na odmenu, avšak z mojej pozície viem, že ak ich aktivita prinesie firme prospech je pre mňa taktiež dôležité ich odmeniť. A tak som zostavil systém reportov, ktorý zachraňuje objednávky, o ktoré sme doteraz prichádzali a zároveň do finančných reportov nám odosielajú čísla, vďaka, ktorým vidíme, reálne výsledky. Pri zostavení VZM som sa zamýšľal práve nad tým, aby ciele boli ambiciózne, ale aby existovala reálna možnosť získania adekvátneho bonusu za svoju prácu. Myslím, že som našiel správnu hladinu vďaka rozdeleniu jednotlivých plnení, ktorým som určil rôznu váhu, ktorá vstupuje do výsledného bonusu. Tento reporting na úrovni krajiny je dôležitý, aj pre identifikáciu problémov konkrétnej krajiny, teda = vyššia vratkovosť, prípadne väčšie % neuhrádených bankových prevodov, vieme s tým pracovať a nastaviť stratégiu, tak, aby sme dané číslo znížili, čo najviac. Prípadne eliminovali úplne. A tak prišiel čas, keď sme vedeli mať čisté čísla, mali sme stratégiu, ale potrebovali rásť – Expandujeme

Expanzia a servery – pri expanzií bolo pre mňa dôležité zistiť, koľko finančných prostriedkov musíme vynaložiť nato, aby vôbec v danej krajine fungovala naša jazyková mutácia obchodu. ( V ťažkých časoch, prepočítavate všetko )  Po zistení sumy, som usúdil, že expanzia do doby, kým nebudeme mať iné serverové riešenie je nereálna. Po čase sa podarilo Andrejovi zmigrovať všetky naše weby na nového poskytovateľa, kde sa nám otvorili možnosti otvoriť krajinu bez ďalších vstupných investícií a tak som sa rozohodol naplno spustiť Rumunsko a Slovinsko.

Delegujem – Ešte pred samotným spustením nových krajín, som si začal viac a viac uvedomovať, že množstvo prác na aktuálnych spustených krajinách nieje dokončených, prípadne sa ich dokončenie odkladá a ľahká úloha  je zbytočne zdĺhavá. Možno práve tá, ktorá by zmenila viac, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Zas a znova prišla na rad tabuľka. Tento krát slúžila na delegovanie úloh, ktorými som začínal byť zahltený, ale vedel som, že musia byť hotové včas a bez chýb. Vyskúšal som si delegovať všetko, čo som považoval pre mňa za nepotrebné vykonať, ale zároveň nevyhnutné na dokončenie pre ďalší rozvoj nášho obchodu a podnikania. Po pár splnených úlohách, som pocítil, krásu delegácie a začal vnímať ako efektívne môžu niektoré veci fungovať. Jeden úspech delegácie vystriedal ten ďalší a prišiel čas pre Influencer koordinátora.

Koordinátor – finančná situácia sa stabilizuje, viete delegovať úlohy,  expandujete a hľadáte spôsoby ako rozšíriť Vaše podnikanie, návratnosť z reklám je dobrá, ale nedarí sa Vám ich viac škálovať. Začal som hľadať riešenie na tento problém. Téma influencerov nebola pre mňa novinkou, ale z predchádzajúcimi finančnými výsledkami a celkovým nastavením procesov ( bez systematickej delegácie )  bola pre mňa nekonečne vzdialená. Ale po objavení krásy delegácie a stabilizácií financií, som sa odhodlal vytvoriť novú pozíciu. Influencer koordinátor. Ika, ktorá už vo firme zastávala viacero pozícií, získala vďaka môjmu nápadu ďalšiu. ( Niekedy tú, fakt robíme všetci všetko ) Dúfal som, že som zvolil správne. Zvážil som jej povahu a nastavenie v práci. Dnes už viem, že som to trafil. Aj napriek vyťaženosti v iných pracovných úlohách sme sa dostali do bodu, kedy máme pravidelné spolupráce a tak konečne rozširujeme povedomie o našom obchode aj iným spôsobom, ako výkonnostným marketingom. Progres nastáva, ale treba ho vedieť plánovať a preto som sa pustil do niečoho, čo bolo pre mňa sci-fi.

Finančné plánovanie – som nikdy predtým nechápal. Nechápal som ako to dokáže akákoľvek firma zvládnuť. Ale prišiel deň, keď sa to u nás stalo skutočnosťou. Mali sme čisté čísla, mali sme dostatok dát a tak som začal vytvárať prediktívny finančný plán, ktorý zohľadňuje všetky kľúčové premenné a vďaka tomu sa vedel správne ( dúfam, že správne ) rozhodnúť, kam budú viesť naše ďalšie kroky a hlavne koľko a čoho vieme, kde investovať. Veľkou témou je u nás sklad, keďže sme v dobe, kedy sú zákazníci, čoraz náročnejší, intezívne hľadame spôsoby ako, čo najviac efektívne riadiť sklad a ako si určiť správnu investíciu. Vďaka dátam vieme predikovať, aký objem skladu sme schopní v daný mesiac nakúpiť. Vďaka tomu zvyšujeme rýchlosť doručenia a priamoúmerne zákaznícku spokojnosť. Dáta sú jednoducho super. A preto sme zmenili menu, vysvetlím.

Menu – Niekedy stačí deň, inokedy noc, keď všetko plánujete a vidíte dáta, zistíte toho veľa. Napríklad, že síce máte v ponuke rôzne veci, ale zákazníci ich nedokážu nájsť, prípadne ani nevedia, že to vôbec predávate. Zvyšujete návratnosť, chcete rásť, ale máte v obchode tovar, o ktorom nikto nevie. Nemusím Vám vysvetľovať, že je to chyba. Skôr je otázka, ako sme to vôbec mohli dopustiť. A tak som si povedal, že to proste zmením. Vymyslím pre zákazníka takú navigáciu, vďaka, ktorej budeme schopní predávať viac. A možno touto zmenou za noc, zmením naše výsledky k lepšiemu a tým aj celé naše podnikanie, veď prečo nie? Je to ako keby ste prerobili celú kamennú predajňu. Tiež dúfate, že ak do toho investujete svoje prostriedky a čas, bude to mať pozitívny vplyv. Ja som dúfal tiež, veril som, že ak to urobím, bude to mať želaný efekt. S odstupom času a vďaka dátam vidím, že vďaka jednej noci, sme schopní predávať rôznorodý tovar, otvorila sa nám možnosť viac škálovať našu ponuku a dokonca sme zvýšili priemerné hodnoty objednávok. K veľkej zmene, stačí niekedy veľmi málo.

Aj prozákaznícka orientácia má svoje hranice – v situácií, ktorá sa síce lepšila, som nechcel nič podceniť. Povedal som si, že stanovým jasný pracovný postup pre reklamácie a vrátenia tovaru. ( Ak ste si povedali, že určite zas ďalšia tabuľka, tak áno. Máte pravdu ) Opäť som vytvoril tabuľku, ktorá mala byť takým odrazovým mostíkom pre každého, kto sa u nás stretne s reklamáciou. Výsledok ? Asi polovičný fail. Ak sa chcete orientovať prozákaznícky je ťažké vytvoriť jednotný pracovný postup pre každú situáciu. Určite sme proces vylepšili, ale nie dokonalo. Utešujem sa, že nie všetko musí byť na prvý krát perfektné, ale dôležité je natom pracovať a snažiť sa nájsť to najsprávnejšie riešnie. Vďaka polovičnému failu sa mi, ale podarilo znížiť náklady na výmeny tovarov. Výmeny sme realizovali prakticky na všetko a na naše náklady. Ono to znie skvelo. Hovoríte si, že skvelá konkurenčná výhoda. Ale všetkému treba nastaviť isté mantinely. A to mám pocit, že sa nám celkom podarilo. 

Tretí kvartál 2022 ( Výzva ) – vďaka (konečne) správne nastavenej stratégií a procesom na elimináciu odpadu sme druhý kvartál ( pre mňa prekvapivo ) uzatvorili v pozitívnych číslach. Avšak, bol tu kvartál tretí. Veľká výzva, ale aj odhodlanie. Povedal som si, že ak sme schopní zvládnuť tretí kvartál v pozitívnych číslach, otvorí sa nám možnosť rozšíriť náš tím a vďaka tomu podporiť rast obchodu a zastabilizovať naše výnosy. Úprimne som sa tešil hlavne z toho, že na marketing už nebudem úplne sám a nová posila ma dostane zo stagnácie. Zároveň možno uvidí to, čo ja dlho prehliadam a pomôže firme rásť. Týmto prvý krát padlo rozhodnutie na zamestnanie niekoho, kto nepracuje na pozícií admistratívy alebo logistiky. Dlho som si lámal hlavu nad tým, kde takého človek zoženieme. Kde nájdeme marketéra, ktorý skvele zapadne do nášho kolektívu a zároveň nebude mať agentúrne návyky. ( nemám rád reklamné agentúry ) Túto situáciu mi pomohol vyriešiť môj kamarát Marek. Vybehli sme spolu na kávu a tam sa ma spýtal, či nezvažujem niekoho skôr posunúť, už z aktuálnych zamestnancov na túto pozíciu a na jeho pozíciu vziať niekoho nového. A tam som to pochopil. Všetko to zapadalo do seba a okamžite som vedel, kto a prečo je ideálny adept a zároveň, som pochopil, že hľadanie na zákaznícku podporu bude jednoduchšie a rýchlejšie. A ako to dopadlo?

Rozuzlenie – je nás o jedného viac ( aj doma, ale to je na iný príbeh ), v tomto prípade hovorím o firme, kde sa náš tím rozrástol, tretí kvartál sme ukončili v pozitívnych číslach a plný nádejí a odhodlaní sa teším, čo prinesie ten štvrtý, keďže aj dnešný deň má potenciál zmeniť celý tvoj život – naozaj.